1. Kebijakan Organisasi
Sistem pemjaminan mutu pendidikan tinggi merupakan salah satu bagian persyaratan penyelenggaraan pendidikan tinggi (UU No. 12 tahun 2012). Berdasarkan Bab III UU Dikti ditetapkan bahwa penjaminan mutu meliputi 5 (lima) bagian, yaitu: (1) SPM Dikti, (2) Standar Dikti, (3) Akreditasi, (4) PD Dikti, dan (5) LLDikti. Secara khusus, sistem penjaminan mutu di UMSurabaya mengacu pada peraturan-peraturan yang ditetapkan pemerintah dan pedoman tentang sistem penjaminan mutu penyelenggaraan pendidikan nasional, terutama sistem pendidikan tinggi, di antaranya: (1) buku pedoman SPM Dikti tahun 2014, (2) Permenristekdikti No. 62 tahun 2016, (3) buku pedoman SPM Dikti Tahun 2016, (4) bahan pelatihan SMPI PT tentang penyusunan dokumen SMPI tahun 2016, dan (5) buku pedoman SPM Dikti Tahun 2018. Secara rinci kebijakan SPMI FIK UMSurabaya diarahkan untuk tujuan (1) menjamin bahwa setiap layanan pendidikan tinggi kepada mahasiswa dilakukan sesuai standar SPMI UMSurabaya. (2) Mewujudkan transparansi dan akuntabilitas publik, khususnya kepada orang tua/wali mahasiswa tentang penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan Standar SPMI UMSurabaya yang telah ditetapkan. (3) Mengajak semua pihak di lingkungan UMSurabaya untuk bekerja mencapai tujuan berdasarkan Standar SPMI UMSurabaya dan secara berkelanjutan berupaya untuk meningkatkan mutu.
2. Organisasi sistem penjaminan mutu UMSurabaya
Sistem penjaminan mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya telah dimulai pada tahun 2006 melalui Hibah PHKI. Sejak awal tahun akademik 2011-2012, berdasarkan Surat Keputusan Rektor UMSurabaya No:061/Kep/II.3.AU/B/2011 penjaminan mutu telah ditetapkan sebagai Unit/Lembaga yang berdiri sendiri dengan nama Tim Penjaminan Mutu, yang kemudian berubah menjadi Pusat Penjaminan Mutu (PPM) UMSurabaya. Sekarang PPM berubah menjadi Lembaga Penjaminan Mutu dan Satuan Pengawasan Internal (LPM-SPI) berdasarkan SK. Rektor No. 0455/KEP/II.3.AU/B/2017 tentang Struktur Organisasi LPM-SPI Universitas Muhammadiyah Surabaya. Struktur organisasi LPM-SPI seperti tampak pada gambar berikut:
Gambar 15. Struktur Organisasi LPM-SPI UMSurabaya
3. Dokumen SPMI
Sistem penjaminan mutu UMSurabaya mengacu pada dokumen mutu utama yang terdiri atas: (1) buku kebijakan mutu, (2) buku manual mutu, (3) buku standar mutu, dan (4) standar operasional prosedur, serta (5) formulir ataurekaman. Khusus, dokumen standar mutu, sistem penjaminan mutu internal di UMSurabaya merujuk pada Standar Nasional Pendidikan Tinggi sebagaimana ditetapkan pada Permenristekdikti No. 44 tahun 2015. Standar Nasional Pedidikan Tinggi meliputi: (1) Standar Nasional Pendidikan; (2) Standar Nasional Penelitian, dan (3) Standar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat”. Selain itu, SMPI UMSurabaya sebagai salah satu PTM/PTA menambah 5 standar lainsebagai keunggulan sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi, yaitu: (1) Standar Jatidiri/Identitas, (2) Standar Al Islam dan Kemuhammadiyahan, (3) Standar Tata Pamong, (4) Standar Pembinaan Kemahasiswaan, dan (5) Standar Kerjasama.
4. Implementasi
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) pada Universitas Muhammadiyah Surabaya dirancang, dilaksanakan, dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan. SPMI UMSurabaya mengacu Model Siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan). Implentasi SPMI dilakukan pada bidang akademi meliputi: (1) pendidikan, (2)penelitian, dan (3) pengabdian kepada masyarakat (Permenristekdikti No. 62 Tahun 2018). Sedangkan, SPMI bidang non akademik mencakup: (1) sumber daya insani, (2) keuangan, (3) sarana, prasarana, dan aset. SPMI FIK UMSurabaya mengacu pada 7 (tujuh) prinsip dasar sistem manajemen mutu (ISO 9001: 2015, ISO 21001: 2018) yang harus melandasipola pikir dan pola tindak semua pelaku manajemen, yaitu: (1) Fokus kepada pelanggan (customer focus), (2) Kepemimpinan (leadership), (3) Melibatkan semua orang (engagement of people), (4) Pendekatan proses (processapproach), (5) Perbaikan (improvement), (6) Pengambilan keputusan berbasis bukti (evidence-based decision making), (7) Hubungan kemitraan yang saling menguntungkan (relationship management).
5. Monev
Evaluasi standar SPMI dilaksanakan secara paralel atau bersamaan dalam suatu siklus penjaminan mutu internal, minimal setiap 1 (satu) tahun sekali dalam tahun kalender akademik yang dilaksanakan baik dengan cara monitoring dan evaluasi.
FIK UMSurabaya dan seluruh unit yang berada didalamnya harus melakukan evaluasi atau penilaian proses, keluaran (output) dan hasil (outcome) dari pelaksanaan setiap standar UMSurabaya yang dapat berbentuk:
1. Diagnostic evaluation yaitu evaluasi yang bertujuan mengetahui kelemahan atau kendala yang dapat menghalangi pelaksanaan isi standar dan mengambil langkah yang diperlukan untuk mengatasi kelemahan kendala tersebut.
2. Formative evaluation yaitu evaluasi yang bertujuan memantau proses pelaksanaan standar untuk mengambil tindakan pengendalian, apabila ditemukan kesalahan atau penyimpangan yang dapat berakibat isi standar tidak terpenuhi, atau memperkuat pencapaian pelaksanaan standar.
3. Summative evaluation yaitu evaluasi yang bertujuan menganalisis hasil akhir pelaksanaan standar sehingga dapatdisimpulkan tentang efektivitas, keberhasilan dan dampak dari pelaksanaan standar. Termasuk ke dalam evaluasi hasil akhir ini pula kegiatan yang disebut audit. Apabila Summative evaluation dilakukan pihak eksternal disebut akreditasi.
-Evaluasi harus dilakukan oleh Audience dari setiap pelaksanaan standar
-Evaluasi melekat yaitu evaluasi harus dilakukan oleh pejabat struktural yang merupakan Audience dari setiap pelaksanaan standar dan sebagai bagian dari tugas, wewenang serta tanggungjawab sesuai struktur organisasi di FIK UMSurabaya pada unit masing masing.
-Evaluasi internal yang dilakukan oleh lembaga unit penjaminan mutu dan evaluasi diri perguruan tinggi yang pelaksanaanya dilakukan oleh semua unit.
-Evaluasi eksternal oleh BAN-PT dan/lembaga akreditasi mandiri, evaluasi lainnya yang dilakukan oleh akuntan publik dalam bidang keuangan.